Eén van de meest gestelde vragen onder startende ondernemers is: ik ga voor het eerst een factuur maken voor een klant, maar wat moet er eigenlijk allemaal op staan?
Een van de leukste dingen van het ondernemerschap is het versturen van facturen. Dat betekent namelijk dat je een product of dienst hebt geleverd waar jouw klant blij mee is en dat je een paar dagen later geld op je rekening kunt verwachten. Maar een factuur is niet zomaar een (digitaal) briefje waar op staat hoeveel geld jouw klant aan jou over moet maken. Een factuur is ook een middel voor de Belastingdienst om te controleren of een ondernemer wel genoeg belasting betaalt. Daarom moeten jouw facturen voldoen aan een aantal eisen.
Factuureisen
Volens de factuureisen van de Belastingdienst moeten in ieder geval de volgende zaken op een factuur staan:
* Jouw volledige bedrijfsnaam, inclusief het vestigingsadres
* De volledige bedrijfsnaam van jouw klant, inclusief adres
* Jouw btw-nummer
* Jouw inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel
* De datum waarop de factuur is gemaakt en verzonden
* Een uniek factuurnummer
* Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
* Het aantal geleverde goederen en/of diensten
* De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
* De datum van een eventuele vooruitbetaling
* Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw. Heb je met verschillende btw-tarieven te maken, dan moet je per btw-tarief het bedrag exclusief btw vermelden.
* Het btw-tarief wat je in rekening brengt
* Het btw-bedrag
* Als het mogelijk is en van toepassing, dan moet je ook de prijs per eenheid vermelden.
Leveringen aan het buitenland
Als je producten of diensten levert aan buitenlandse bedrijven, dan bereken je over het algemeen geen Nederlandse btw over deze leveringen. Als jouw klant in de Europese Unie gevestigd is, dan moet je wel zeker weten dat jouw klant een onderneming is. Dit kun je controleren door het buitenlandse btw-nummer op te zoeken op de website van de Europese Commissie. Ook moet je het buitenlandse btw-nummer van je klant op jouw factuur zetten.
Lever je producten aan een klant binnen de EU, dan moet je op je factuur aangeven dat het om een intracommunautaire levering is. Bij de levering van diensten aan klanten binnen de EU vermeldt je de tekst “BTW verlegd”.
De btw-regels rondom de levering van goederen en diensten naar het buitenland zijn ingewikkeld. Er zijn veel uitzonderingen en bijzondere regels. Daarom raden wij je aan om je goed te laten adviseren als je klanten in het buitenland hebt. Weet je niet precies wat je op je factuur voor een buitenlandse klant moet zetten, neem dan contact met ons op voor een adviesgesprek.
BTW verleggen
In sommige situaties hoef je niet zelf de btw in rekening te brengen en te betalen aan de Belastingdienst, maar doet jouw klant dit. Dit wordt de verleggingsregeling genoemd. Als de verleggingsregeling van toepassing is, dan zet je geen btw op de factuur, maar vermeld je “btw verlegd”. Ook moet je het btw-nummer van jouw klant op je factuur zetten.
Handig
Naast de verplichte factuureisen, zijn er nog een aantal gegevens die ook handig zijn om op je factuur te zetten.
Zet altijd duidelijk de afgesproken betalingstermijn op je factuur. Je wilt immers geen misverstanden over de verwachte betaaldatum.
Ook mag je bankrekening niet op je factuur ontbreken.
Gebruik je een G-rekening, dan is het belangrijk dat je op je factuur zet welk bedrag er op je G-rekening gestort moet worden en welk bedrag er naar je gewone bankrekening moet.
Op papier, digitaal of elektronisch?
Je mag zelf weten of je je facturen op papier verstuurt of digitaal. Als je er voor kiest om je facturen digitaal te vesturen, dan moet jouw klant hier wel akkoord mee gaan. Heeft jouw klant bezwaar, dan ben je verplicht alsnog een papieren factuur te vesturen. Verstuur je een digitale factuur, dan doe je dit als pdf-bestand per e-mail.
Naast het versturen van een pdf-bestand, kun je er ook voor kiezen om een elektronische factuur te versturen. Een elektronische factuur is een gestructureerd elektronisch bestand waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en waarbij alle gegevens altijd hun eigen betekenis hebben.
Een elektronische factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem meteen worden verwerkt in een ander systeem. Handmatige verwerking is dan niet meer nodig.
De meeste boekhoud- en factureringssoftware kan elektronische facturen aanmaken en ontvangen. Voordat je elektronische facturen gaat versturen, moet je wel aan je klant vragen of deze e-facturen kan ontvangen. Is dat niet het geval, dan zul je alsnog een digitale of papieren factuur moeten versturen.
Wil je graag digitaal of elektronisch factureren maar weet je nog niet hoe je dit het beste kunt doen? Wij kunnen je daar bij helpen. Door onze ruime ervaring met verschillende (online) boekhoudpakketten en facturatie-apps kunnen wij je goed adviseren over welke pakket het beste bij jou past. Neem contact met ons op om een afspraak te maken!